Você sabia que mais de 40% das pessoas enfrentam atrasos ao solicitar documentos para certidão de óbito por não estarem adequadamente preparadas?
Lidar com o falecimento de um ente querido já é emocionalmente difícil. Entretanto, a falta de conhecimento sobre a documentação necessária pode tornar esse momento ainda mais desafiador, causando transtornos e prolongando processos burocráticos importantes.
A boa notícia é que, com a preparação adequada, você pode evitar contratempos e resolver todas as questões documentais de forma mais tranquila e eficiente.
Neste guia completo, vamos explicar exatamente quais documentos você precisa reunir e como proceder em cada etapa do processo, garantindo que você obtenha a certidão de óbito sem complicações desnecessárias. Vamos começar?
O que é a certidão de óbito e por que ela é importante
A certidão de óbito representa muito mais que um simples papel. Trata-se de um documento oficial emitido pelo cartório de registro civil que atesta legalmente o falecimento de uma pessoa. Diferente do atestado de óbito (emitido pelo médico), a certidão é o registro formal que comprova a morte perante a lei e a sociedade.
A certidão de óbito é um registro vital que formaliza oficialmente a morte de um indivíduo. Este documento, emitido exclusivamente por cartórios de registro civil, só pode ser obtido após a apresentação do atestado de óbito fornecido pelo médico que constatou o falecimento.
Na prática, este documento contém informações detalhadas e essenciais sobre a pessoa falecida e as circunstâncias da morte. Entre os dados que devem constar na certidão, destacam-se:
Nome completo do falecido
Data, hora e local do falecimento
Causa da morte (se natural ou violenta)
Filiação (nome dos pais)
Estado civil
Informação sobre filhos e herdeiros (incluindo nomes e idades)
Se a pessoa deixou bens
Se era eleitor
Local do sepultamento
Segundo a legislação brasileira, a certidão de óbito deve ser solicitada no prazo máximo de 15 dias após o falecimento. Este prazo pode ser estendido até três meses para lugares distantes mais de 30 quilômetros da sede do cartório. Após o período legal, a emissão da certidão somente poderá ocorrer por determinação judicial.
Embora qualquer pessoa possa solicitar a certidão de óbito, geralmente são os familiares diretos (cônjuge, filhos, irmãos ou pais) que realizam este procedimento. No entanto, na ausência destes, a solicitação pode ser feita pelo administrador, diretor ou gerente do estabelecimento onde ocorreu a morte, como hospitais ou presídios.
Usos da certidão: inventário, pensão, cancelamento de documentos
A certidão de óbito possui importância fundamental para diversos procedimentos legais e administrativos. Sem este documento, muitos processos ficam paralisados, causando transtornos significativos para familiares e herdeiros.
Entre as principais finalidades da certidão de óbito, destacam-se:
Processo de inventário e partilha de bens: A certidão é indispensável para iniciar o inventário, sendo o ponto de partida para a distribuição legal dos bens do falecido entre os herdeiros.
Solicitação de pensão por morte: Para que dependentes possam requerer benefícios previdenciários, como a pensão por morte, a certidão é documento obrigatório.
Cancelamento de documentos pessoais: Serve para cancelar RG, CPF, título de eleitor, carteira de motorista e outros documentos do falecido, evitando possíveis fraudes.
Acesso a contas bancárias: É necessária para que herdeiros possam ter acesso aos recursos financeiros deixados pelo falecido.
Transferência de propriedades: Permite a transferência legal de bens como imóveis e veículos para os herdeiros.
Resgate de seguros de vida: Possibilita que beneficiários recebam valores de apólices de seguro.
Encerramento de contratos: Essencial para cancelar serviços como telefonia, internet, planos de saúde e contas de consumo.
Novo casamento: Permite que o cônjuge sobrevivente possa se casar novamente.
A importância deste documento é tão significativa que, sem ele, atualmente não é possível realizar o sepultamento nem em cemitérios públicos nem em privados. Além disso, desde 2017, em quinze estados brasileiros, o CPF da pessoa falecida é cancelado automaticamente após a emissão da certidão de óbito, simplificando parte do processo burocrático.
Portanto, embora seja emitida em um momento de dor, a certidão de óbito é um documento essencial que garante a segurança jurídica dos familiares e a proteção dos direitos de todos os envolvidos após um falecimento.
Documentos obrigatórios para solicitar a certidão de óbito
Para obter a certidão de óbito, é necessário reunir uma série de documentos fundamentais. A falta de qualquer um deles pode causar atrasos significativos no processo. Conhecer antecipadamente esses requisitos ajuda a evitar complicações em um momento já difícil.
RG e CPF do falecido
Em primeiro lugar, os documentos de identificação pessoal da pessoa falecida são essenciais para o registro do óbito. O RG (Carteira de Identidade) e o CPF são imprescindíveis, pois garantem a correta identificação do falecido no sistema.
Além desses documentos principais, é recomendável apresentar outros documentos complementares como:
Título de eleitor
Carteira de trabalho
Certificado de reservista (no caso de homens)
Cartão do PIS/PASEP
CNH (Carteira Nacional de Habilitação), se houver
Quanto mais documentos de identificação forem apresentados, menor será a chance de erros no registro e, consequentemente, de futuras retificações.
Atestado de óbito emitido por médico
O atestado de óbito, também conhecido como declaração de óbito, é o documento central para todo o processo. Este documento é emitido pelo médico que constatou o falecimento e certifica oficialmente a morte da pessoa.
O atestado deve conter informações sobre as causas do falecimento e é fundamental para a emissão da certidão. Normalmente, é fornecido pelo hospital onde ocorreu o óbito ou pelo médico que assistiu aos últimos momentos.
Em casos excepcionais, quando não há um médico disponível, a lei permite que duas testemunhas que presenciaram ou verificaram a morte possam atestar o falecimento, conforme o artigo 77 da Lei Federal nº 6.015/1973.
Certidão de nascimento ou casamento
A apresentação da certidão de nascimento (para pessoas solteiras) ou da certidão de casamento (para pessoas casadas, divorciadas ou viúvas) é fundamental para confirmar o estado civil da pessoa falecida.
Esse documento é essencial para garantir que todas as informações registradas na certidão de óbito estejam corretas e consistentes com os registros civis anteriores do falecido. Informações divergentes entre documentos podem causar atrasos e complicações no processo.
Documentos do declarante
O declarante é a pessoa responsável por solicitar a certidão de óbito e deve, portanto, apresentar seus próprios documentos de identificação. De acordo com a legislação, o declarante deve ser preferencialmente um familiar próximo do falecido.
A ordem de preferência para declarantes geralmente segue:
Cônjuge
Filhos
Pais
Irmãos
Na ausência de familiares, o administrador, diretor ou gerente do estabelecimento onde ocorreu o falecimento (hospital, asilo, presídio) pode fazer a declaração. Em último caso, qualquer pessoa que tenha assistido aos últimos momentos do falecido, como médico, sacerdote ou vizinho, pode ser o declarante.
O declarante deve apresentar documento de identidade com foto (RG ou CNH) e CPF. Em alguns casos, pode ser necessário comprovar o parentesco com o falecido mediante documentação.
É importante ressaltar que o processo de registro de óbito e a emissão da primeira certidão são gratuitos, conforme estabelecido pela Lei nº 9.534/1997. No entanto, a falta de documentação adequada pode atrasar o processo e gerar despesas adicionais, como a necessidade de retificações posteriores.
Para evitar contratempos, reúna todos os documentos antecipadamente e verifique se as informações estão consistentes entre si.
Passo a passo para obter a certidão no cartório
Após reunir todos os documentos necessários, chega o momento de seguir o procedimento correto para obter a certidão de óbito. Conhecer o passo a passo ajuda a evitar idas e vindas desnecessárias ao cartório, economizando tempo e reduzindo o estresse nesse momento delicado.
Onde ir: cartório de registro civil
O registro de óbito deve ser realizado em um Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais. De acordo com a legislação brasileira, o documento deve ser solicitado no cartório que atende à região onde ocorreu o falecimento. Esta é a regra geral e ajuda a organizar o sistema de registros públicos.
Entretanto, graças à intercomunicação entre cartórios em muitas regiões do Brasil, em alguns casos é possível utilizar o cartório mais próximo da residência do declarante. Isso facilita o processo para famílias que moram distante do local onde a pessoa faleceu.
Em algumas localidades, como no Distrito Federal, existe um plantão para registro de óbitos nas dependências do Instituto Médico Legal (IML), que funciona todos os dias entre 9h e 17h, proporcionando maior acessibilidade aos serviços.
Como preencher a declaração de óbito
No cartório, o declarante precisará fornecer informações detalhadas para o preenchimento correto da declaração. Além das informações já constantes no atestado de óbito emitido pelo médico, o familiar deve informar:
Estado civil do falecido (solteiro, casado, viúvo ou divorciado)
Nome completo do cônjuge (se casado ou viúvo)
Nomes dos filhos e se são maiores ou menores de idade
Se deixou bens imóveis a inventariar
Se era eleitor
Local onde será realizado o sepultamento
É fundamental fornecer todas as informações de forma clara e precisa, pois a declaração tem presunção de verdade. Erros de omissão ou má-descrição são comuns, mas podem ser evitados com atenção aos detalhes. Modificações posteriores no documento só podem ser feitas mediante provas que nem sempre são simples de obter.
Prazo legal para registro: até 15 dias
O prazo legal para registrar o óbito é de 15 dias contados a partir da data do falecimento. Dentro desse período, a emissão da primeira via da certidão é gratuita. Apesar disso, o ideal é que o registro seja feito em até 24 horas após a morte, pois nenhum sepultamento pode ser realizado sem a certidão.
Em situações especiais, quando o local do falecimento está localizado a mais de 30 quilômetros da sede do cartório, o prazo pode ser estendido para até três meses.
Após receber a solicitação, o cartório tem até cinco dias para finalizar e emitir a certidão de óbito. Contudo, se a documentação estiver completa e sem inconsistências, o processo pode ser muito mais rápido, às vezes imediato.
É importante ressaltar que, caso o prazo legal de 15 dias seja ultrapassado, a certidão de óbito só poderá ser obtida mediante determinação judicial, o que torna o processo muito mais complexo e demorado.
Diferenças no processo conforme o tipo de morte
O processo para obtenção da certidão de óbito varia conforme as circunstâncias do falecimento. Compreender essas diferenças é fundamental para evitar complicações burocráticas durante um momento já doloroso.
Morte natural em casa ou hospital
Quando o falecimento ocorre por causas naturais, ou seja, por doenças ou condições mórbidas, o procedimento é relativamente mais simples. Em ambiente hospitalar, o próprio estabelecimento emite o atestado de óbito, documento essencial para solicitar a certidão.
No entanto, quando a morte natural acontece em domicílio, o processo se bifurca em dois caminhos:
Com assistência médica: O médico que acompanhava o paciente deve preencher a declaração de óbito. Na sua ausência, o médico substituto, plantonista ou profissional do Programa Saúde da Família pode realizar esta função.
Sem assistência médica: O corpo deve ser encaminhado ao Serviço de Verificação de Óbito (SVO). Caso a cidade não possua este serviço, o médico do serviço público de saúde mais próximo pode assumir esta responsabilidade.
Morte violenta ou acidental
Casos de mortes por causas externas ou não naturais seguem um procedimento completamente diferente. Estas incluem acidentes, homicídios, suicídios ou mortes suspeitas, independentemente do tempo transcorrido entre o evento e o falecimento.
Nestas situações, o corpo obrigatoriamente deve ser encaminhado ao Instituto Médico Legal (IML), onde um médico legista realizará o exame necroscópico para determinar a causa da morte. Somente após esta análise será emitida a declaração de óbito necessária para obter a certidão.
Necessidade de boletim de ocorrência e IML
Em todos os casos de morte por causas externas, além do encaminhamento ao IML, é imprescindível o acionamento da Polícia Civil para a geração de um Boletim de Ocorrência, pois este documento é que dará início formal à investigação e autorizará o IML a examinar o corpo.
Vale ressaltar que mesmo em casos onde a pessoa sofreu um acidente e veio a falecer dias ou meses depois em decorrência de complicações relacionadas, o corpo ainda deve ser encaminhado ao IML, pois a causa original continua sendo externa.
Outra informação importante: em cidades que não possuem IML, a autoridade judicial ou policial designará um médico local para atuar como perito legista eventual (ad hoc).
Por fim, é importante destacar que o atestado de óbito emitido pelo IML só será liberado após a identificação técnica da vítima, o que pode exigir documentação adicional além dos documentos para certidão de óbito já mencionados anteriormente.
Erros comuns que causam atrasos e como evitá-los
Durante o processo de solicitação da certidão de óbito, diversos erros podem atrasar a emissão do documento e complicar um momento já difícil para os familiares. Conhecer os problemas mais comuns ajuda a evitá-los.
Falta de documentos do declarante
O declarante, geralmente um familiar próximo, precisa apresentar sua própria documentação completa ao solicitar a certidão. Muitas pessoas concentram-se apenas nos documentos do falecido e esquecem que quem faz a solicitação também deve estar devidamente identificado.
A falta de documentação do declarante pode resultar na rejeição do pedido, gerando atrasos desnecessários. Para evitar esse problema:
Leve seu RG e CPF originais
Se for parente próximo, tenha documentos que comprovem o parentesco
Em caso de representação por terceiros, apresente autorização dos familiares
Informações divergentes entre documentos
Um dos erros mais comuns refere-se a inconsistências entre documentos. Pequenos deslizes como nomes incompletos, datas incorretas ou informações omitidas podem causar a rejeição do pedido.
Infelizmente, problemas na certidão de óbito são frequentes e podem gerar consequências graves, como:
Congestionamento de inventário
Demora para sacar valores financeiros
Negativa de pagamento de pensão pelo INSS
Negativa de pagamento de seguro de vida
Quando há erro na certidão, é possível solicitar retificação. Para erros simples de grafia, o próprio cartório pode corrigir. No entanto, casos complexos exigem intervenção judicial, especialmente quando envolvem falsidade, má-fé ou declarações incorretas sobre estado civil ou filiação.
Não saber qual cartório procurar
Conforme a legislação brasileira, o registro de óbito deve ser realizado no cartório correspondente ao local onde ocorreu o falecimento, não onde a pessoa residia. Muitos declarantes dirigem-se ao cartório errado, perdendo tempo precioso.
Se você não souber onde o registro foi feito, pode utilizar serviços de localização de registros oferecidos por centrais de cartórios. Para facilitar a busca, forneça o máximo de informações possíveis sobre o falecido.
Portanto, antes de sair para providenciar a certidão de óbito, certifique-se de que está com todos os documentos necessários, que as informações estão consistentes e que está se dirigindo ao cartório correto. Essas precauções simples podem evitar transtornos adicionais em um momento de luto.
Conclusão
Certamente, lidar com documentação após a perda de um ente querido exige atenção aos detalhes, mesmo em momentos difíceis. Documentos organizados e conhecimento prévio dos procedimentos necessários facilitam significativamente todo o processo.
A preparação antecipada permite resolver questões burocráticas com maior tranquilidade. Assim, manter documentos pessoais atualizados e conhecer os procedimentos específicos para cada situação ajuda familiares a evitarem contratempos durante a solicitação da certidão de óbito.
Portanto, organize todos os documentos necessários, identifique o cartório correto e verifique cuidadosamente as informações antes de iniciar o processo. Lembre-se que erros na certidão podem causar problemas futuros em processos como inventário, pensão e seguros.
Finalmente, quanto mais preparado estiver, mais rápido e eficiente será o processo de obtenção da certidão de óbito, permitindo que você dedique seu tempo e energia ao que realmente importa: o processo natural do luto e a memória de seu ente querido.
